Dzień 0–3" Analiza pomysłu i rynku oraz wybór formy prawnej (Kabushiki Kaisha vs Godo Kaisha) przy zakładaniu firmy w Japonii
Dzień 0–3 to kluczowy etap przy zakładaniu firmy w Japonii — to moment, w którym pomysł musi spotkać się z twardą analizą rynku i właściwym wyborem formy prawnej. W ciągu pierwszych trzech dni warto zweryfikować, czy produkt lub usługa odpowiada lokalnym potrzebom, oszacować potencjalny popyt i określić, czy plan działalności wymaga od razu wysokiej wiarygodności korporacyjnej, czy raczej elastyczności i niskich kosztów startu. Decyzje podjęte teraz znacząco wpłyną na koszty rejestracji, strukturę zarządzania i późniejsze obowiązki podatkowe.
Analiza rynku powinna być krótka, ale konkretna" sprawdź wielkość rynku, segmenty klientów, lokalną konkurencję, bariery wejścia (np. wymagane licencje) oraz uwarunkowania kulturowe i językowe. Zwróć uwagę na regulacje branżowe — w Japonii niektóre działalności (np. usługi finansowe, handel alkoholem, opieka zdrowotna) wymagają dodatkowych zezwoleń. Szybkie źródła informacji to raporty branżowe, japońskie strony rządowe oraz rozmowy z potencjalnymi partnerami czy klientami.
Kabushiki Kaisha (KK) i Godo Kaisha (GK) to dwie najpopularniejsze formy prawne. KK (spółka akcyjna) daje większy prestiż i łatwiejszy dostęp do inwestorów — umożliwia emisję akcji, ma czytelniejszą strukturę korporacyjną i lepiej sprawdza się przy planach rozwoju zewnętrznego. Z kolei GK (odpowiednik LLC) jest bardziej elastyczna, prostsza w zarządzaniu i zwykle tańsza na start; idealna dla mniejszych przedsięwzięć lub gdy właściciele chcą zachować dużą kontrolę bez formalności korporacyjnych. W obu przypadkach odpowiedzialność właścicieli jest ograniczona do wniesionego kapitału.
Przy wyborze formy prawnej warto rozważyć kilka kryteriów"
- Plany pozyskania inwestorów lub IPO — preferowana KK.
- Potrzeba elastyczności w umowach między wspólnikami — często lepsza GK.
- Kwestie wizerunkowe i relacje z partnerami/japońskimi klientami — KK buduje większe zaufanie.
- Koszty rejestracji i prowadzenia — GK zwykle tańsza i prostsza.
W praktyce w ciągu pierwszych trzech dni zrób szybki test rynku, przygotuj wstępne założenia finansowe i wybierz formę prawną kierując się powyższymi kryteriami. Jeśli masz wątpliwości co do aspektów prawnych lub podatkowych, skonsultuj się z doradcą — 税理士 (zeirishi, doradca podatkowy) lub 行政書士 (gyoseishoshi, specjalista od dokumentacji administracyjnej) mogą pomóc ocenić konsekwencje wyboru KK vs GK i przygotować kolejne kroki przed rejestracją. Po tym etapie przechodzisz naturalnie do przygotowania dokumentów, kapitału i adresu siedziby — czyli Dni 4–8.
Dzień 4–8" Przygotowanie dokumentów, kapitału i adresu siedziby — co jest potrzebne do rejestracji firmy w Japonii
Dzień 4–8 to czas, gdy pomysł nabiera kształtu" trzeba skompletować dokumenty, określić kapitał i zabezpieczyć registered address — wszystko to kluczowe do pomyślnej rejestracji firmy w Japonii. W tym etapie decyzja o formie prawnej (Kabushiki Kaisha vs Godo Kaisha) ma praktyczne znaczenie — dla KK konieczne jest notarialne poświadczenie aktów założycielskich, podczas gdy dla GK taki wymóg nie występuje. Dobre przygotowanie pozwoli uniknąć opóźnień przy składaniu wniosku w Legal Affairs Bureau i zminimalizuje dodatkowe koszty związane z poprawkami dokumentów.
Wymagane dokumenty zwykle obejmują" akt założycielski (Articles of Incorporation / teikan), oświadczenia założycieli o objęciu udziałów, protokół powołania reprezentantów oraz kopie dokumentów tożsamości (paszport i karta rezydenta dla obcokrajowców). Dodatkowo potrzebna będzie certyfikat rejestracji pieczęci (印鑑登録証明書) dla reprezentanta firmy — pieczęć (inkan) jest wciąż powszechnie używana i często wymagana przy wpisie. Jeśli działasz przez pełnomocnika (行政書士 / gyoseishoshi), przygotuj też pełnomocnictwo.
Kapitał zakładowy — formalnie nie ma minimalnego progu (możesz założyć firmę z 1 JPY), jednak praktyka i wymagania wizowe wpływają na decyzję. Jeśli planujesz ubiegać się o wizę Business Manager, często rekomenduje się kapitał około 5 mln JPY lub solidny biznesplan z wynajmem biura i zatrudnieniem. Na etapie rejestracji będziesz musiał przedstawić dowód wniesienia kapitału (potwierdzenie wpłaty z banku lub zaświadczenie bankowe). Uwaga na opłaty urzędowe" dla KK przewidziane są koszty notarialne i wyższy podatek rejestracyjny niż dla GK — sprawdź aktualne stawki przed złożeniem wniosku.
Adres siedziby — japoński adres fizyczny jest niezbędny (PO box zwykle nie wystarcza). Możesz użyć adresu mieszkania, wynająć biuro lub skorzystać z wirtualnego biura, ale upewnij się, że wynajmujący zgadza się na użycie adresu do rejestracji firmy i że lokal spełnia wymogi inspekcji (urzędy mogą przeprowadzić wizytę). Przygotuj umowę najmu lub oświadczenie właściciela nieruchomości jako dowód. Jeśli nie jesteś pewien formalności lub języka dokumentów, rozważ wsparcie 税理士 lub 行政書士 — oszczędzi to czas i zmniejszy ryzyko błędów.
Dzień 9–15" Rejestracja w Legal Affairs Bureau krok po kroku — jak złożyć wniosek i uzyskać wpis w Krajowym Rejestrze Spółek
Dzień 9–15" Rejestracja w Legal Affairs Bureau (法務局) — krok po kroku — po zgromadzeniu wszystkich dokumentów nadchodzi najważniejsza faza" złożenie wniosku o wpis w Krajowym Rejestrze Spółek (登記). W praktyce oznacza to wizytę w właściwym dla siedziby spółki Legal Affairs Bureau lub skorzystanie z systemu elektronicznego. Kluczowe dokumenty to" Articles of Incorporation (定款) — jeśli zakładasz Kabushiki Kaisha (KK), muszą być one poświadczone notarialnie; protokół założycielski, dowód wpłaty kapitału, wniosek o rejestrację (登記申請書), umowa najmu siedziby lub dowód prawa do lokalu oraz kopie dokumentów tożsamości przedstawicieli.
Aby proces poszedł sprawnie, trzymając się planu 9–15 dnia, wykonaj te kroki"
- Skontroluj kompletność dokumentów i podpisów (w tym pieczęć firmową — inkan),
- opłać registration license tax (登録免許税) — dla KK wynosi zwykle 0,7% zadeklarowanego kapitału (min. ok. 150 000 JPY), dla Godo Kaisha (GK) stała opłata ok. 60 000 JPY,
- złóż wniosek w odpowiednim Biurze Prawnym (lub online, jeśli masz kwalifikowany podpis elektroniczny),
- odbierz zaświadczenie o wpisie (登記事項証明書) — zwykle możliwe do uzyskania tego samego dnia lub w ciągu kilku dni roboczych.
Przygotuj się również na formalne detale, które często zaskakują przedsiębiorców" bankowy dowód wpłaty kapitału musi jednoznacznie wskazywać, że środki zostały zdeponowane jako kapitał założycielski; adres siedziby musi być zgodny z japońskim formatem adresowym; jeśli dokumenty są częściowo w języku obcym — potrzeba ich przysięgłego tłumaczenia na japoński. Warto też pamiętać o różnicach między KK a GK" KK wymaga notarialnego poświadczenia umowy spółki, co wydłuża i podnosi koszty procedury.
Jeżeli natrafisz na trudności, rozważ skorzystanie z pomocy specjalisty" w Japonii za składanie dokumentów rejestrowych odpowiadają często 司法書士 (judicial scriveners), którzy przygotują i złożą wniosek w Twoim imieniu. Doradztwo 行政書士 i 税理士 pomoże zaś uniknąć błędów podatkowych i formalnych po rejestracji. Z punktu widzenia SEO warto pamiętać, że zapytania typu „rejestracja spółki Japonia”, „Legal Affairs Bureau” czy „登記 手続き” będą prowadzić potencjalnych czytelników do tego fragmentu poradnika.
Na koniec" planując Dni 9–15, uwzględnij margines czasu na poprawki — nawet jeśli formalności idą gładko, lepiej liczyć 2–3 dni robocze na ewentualne uzupełnienia niż zakładać natychmiastowy sukces. Dzięki temu wejście Twojej firmy do Krajowego Rejestru Spółek przebiegnie bez stresu, a Ty będziesz gotowy do kolejnych kroków" otwarcia konta bankowego i rozpoczęcia działalności operacyjnej.
Dzień 16–20" Otwarcie konta bankowego, pieczęć (hanko) i obowiązki podatkowe — formalności po rejestracji firmy w Japonii
Po rejestracji spółki kolejnym kluczowym krokiem jest otwarcie konta bankowego, wykonanie pieczęci (hanko) oraz dopełnienie obowiązków podatkowych — to właśnie te formalności decydują o tym, czy działalność może ruszyć płynnie. Banki będą wymagać m.in. 登記簿謄本 (kopii wpisu z rejestru spółek), umowy spółki (定款), dokumentu tożsamości reprezentanta oraz często firmowej pieczęci (代表印 lub 銀行印). W praktyce otwarcie konta firmowego w Japonii bywa czasochłonne — niektóre instytucje wymagają osobistej wizyty i dodatkowej weryfikacji dla obcokrajowców, inne (np. banki internetowe) oferują szybszą ścieżkę, ale z ograniczeniami.
Pieczęć (hanko) wciąż pełni w Japonii rolę praktycznej i formalnej — warto przygotować co najmniej dwa rodzaje" pieczęć reprezentacyjną (do dokumentów korporacyjnych) oraz pieczęć bankową. Po rejestracji spółki można uzyskać z urzędu certyfikat pieczęci firmowej (印鑑証明書) wydawany przez sąd rejestrowy, który często jest wymagany przy ważniejszych umowach i w kontaktach z bankiem. Koszty wykonania pieczęci są niewielkie (od kilku do kilkudziesięciu tysięcy jenów), ale brak odpowiedniej pieczęci może opóźnić podpisanie umów i dostęp do usług finansowych.
Obowiązki podatkowe pojawiają się natychmiast po założeniu firmy. Należy zgłosić spółkę do lokalnego urzędu skarbowego (税務署) dla celów podatku korporacyjnego (法人税), podatku od konsumpcji (消費税) oraz, w razie zatrudnienia, podatku u źródła (源泉所得税). Warto od razu rozważyć złożenie wniosku o korzystanie z systemu 青色申告 (tzw. „blue return”), który daje korzystniejsze rozliczenia i odliczenia — w praktyce trzeba to zgłosić możliwie szybko po rejestracji, zgodnie z terminami urzędu skarbowego. Termin złożenia rocznego zeznania podatkowego dla korporacji to zwykle 2 miesiące po zakończeniu roku obrachunkowego (z możliwością przedłużenia), więc zaplanowanie księgowości od początku jest kluczowe.
Po rejestracji spółki nie zapomnij o rejestracji do systemów ubezpieczeń i zatrudnienia" zgłoszenie do japońskiej organizacji ubezpieczeń społecznych (日本年金機構), do urzędu pracy (ハローワーク) oraz do ubezpieczenia od bezrobotności. Te zgłoszenia są obowiązkowe przy zatrudnianiu pracowników i pociągają za sobą comiesięczne składki — warto skalkulować je w planie kosztów i cash flow.
Jeżeli jesteś obcokrajowcem lub stawiasz pierwsze kroki w japońskich procedurach, rozważ współpracę z 税理士 (doradca podatkowy) lub 行政書士 — specjaliści pomogą przy otwarciu konta bankowego, uzyskaniu 印鑑証明書, optymalizacji podatkowej i dotrzymaniu terminów. Dzięki temu unikniesz najczęstszych błędów (brak właściwych dokumentów dla banku, pominięcie zgłoszeń podatkowych, nieprzygotowana księgowość) i przyspieszysz wejście na rynek.
Dzień 21–25" Zatrudnianie pracowników, ubezpieczenia społeczne i procedury wizowe dla obcokrajowców
Dzień 21–25" Zatrudnianie pracowników, ubezpieczenia społeczne i procedury wizowe dla obcokrajowców — w tym etapie transformujesz firmę z papieru w działający zespół. Najpierw zadbaj o formalny kontrakt pracowniczy" umowa powinna zawierać wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, miejsce i zakres obowiązków, warunki okresu próbnego oraz zasady rozwiązania umowy. W Japonii wiele elementów musi być jasno określonych na piśmie, a pracownicy mają prawo do ustawowego wynagrodzenia za nadgodziny i płatnego urlopu rocznego, więc przejrzystość od początku chroni zarówno pracodawcę, jak i zatrudnionego.
Zakres obowiązków pracodawcy obejmuje rejestrację pracowników do systemu ubezpieczeń społecznych (社会保険), czyli 健康保険 i 厚生年金, oraz do ubezpieczeń związanych z zatrudnieniem — 雇用保険 (ubezpieczenie na wypadek bezrobocia) i 労災保険 (ubezpieczenie od wypadków przy pracy). Pełnoetatowi pracownicy niemal zawsze muszą być zgłoszeni do tych programów; przy pracownikach częściowych granicą jest zwykle >20 godzin tygodniowo lub inne kryteria. Składki są dzielone między pracodawcę i pracownika — przygotuj system płacowy, który uwzględnia potrącenia, odprowadzanie składek i roczne rozliczenie (年末調整).
Jeśli planujesz zatrudniać obcokrajowców, najważniejszym punktem jest sprawdzenie ich statusu pobytowego. Osoby już przebywające w Japonii muszą posiadać odpowiednią status of residence dopuszczającą wykonywanie pracy; w przeciwnym razie konieczna będzie procedura zmiany statusu. Przy sprowadzaniu pracowników z zagranicy standardową ścieżką jest uzyskanie Certificate of Eligibility (CoE) – dokument wydawany przez japoński urząd imigracyjny, po którym kandydat składa wniosek o wizę w konsulacie. Uzyskanie CoE zazwyczaj trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, więc zaplanuj ten proces z wyprzedzeniem.
W przypadku właścicieli lub menedżerów, którzy sami chcą otrzymać wizę biznesową, warto rozważyć Business Manager visa (do prowadzenia firmy w Japonii) — wymaga zwykle wykazania realnego biura i określonego kapitału lub zatrudnienia. Alternatywy to np. Engineer/Specialist in Humanities czy Highly Skilled Professional, zależnie od profilu działalności. W praktyce wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy 行政書士 (行政書士) lub prawnika imigracyjnego, by przyspieszyć procedury i uniknąć formalnych błędów.
Podsumowując" przed pierwszym dniem pracy nowego zatrudnionego upewnij się, że masz podpisaną umowę, zgłoszenia do odpowiednich urzędów (Heyllo Work/年金事務所/労働基準監督署), system płacowy z odprowadzaniem składek i — w przypadku obcokrajowców — zgodny status wizowy lub zatwierdzony CoE. Nieprzestrzeganie tych obowiązków grozi karami i problemami z urzędami, dlatego warto rozważyć wsparcie 税理士 lub 社会保険労務士 (specjalista ds. ubezpieczeń i prawa pracy) już na tym etapie. To klucz do stabilnego startu firmy w Japonii.
Dzień 26–30" Harmonogram 30 dni, szacunkowe koszty, najczęstsze błędy i kiedy skorzystać z pomocy doradcy (税理士 / 行政書士)
Dzień 26–30" to moment podsumowań i korekt — zbierasz rachunki, porównujesz rzeczywiste wydatki z szacunkiem i wyciągasz wnioski. Pod koniec 30-dniowego harmonogramu ważne jest, by spojrzeć na całość procesu" które formalności zająły najwięcej czasu, gdzie pojawiły się koszty nieplanowane i które zadania wymagają stałej obsługi (np. księgowość, rozliczenia VAT, prowadzenie pracowniczych ubezpieczeń). Jeśli Twoim celem jest efektywne zakładanie firmy w Japonii, ten etap pozwala także zaplanować budżet operacyjny na kolejne miesiące oraz zdecydować, czy kontynuować samodzielnie, czy zlecić stałą obsługę specjalistom.
Przybliżone koszty (orientacyjne, w JPY)" Kabushiki Kaisha — opłata notarialna za statut ~50,000, podatek rejestracyjny minimalnie ~150,000; Godo Kaisha — brak kosztu notarialnego, podatek rejestracyjny ~60,000. Dodatkowe pozycje" pieczęć (inkan) 2,000–10,000, tłumaczenia dokumentów 0–50,000+, opłaty bankowe i wymagane zaświadczenia 0–10,000, oraz ewentualne honoraria specjalistów" jednorazowa pomoc przy zakładaniu 30,000–200,000 (司法書士/行政書士/税理士 w zależności od zakresu), a miesięczna księgowość dla mikrofirmy zwykle 20,000–80,000. Jeśli planujesz zatrudniać obcokrajowców, dolicz koszty procedury wizowej i obsługi zatrudnienia. Te widełki warto umieścić w budżecie bezpieczeństwa na 3–6 miesięcy działalności.
Najczęstsze błędy przy zakładaniu firmy w Japonii to" wybór niewłaściwej formy prawnej (np. KK zamiast prostszej GK), niedoszacowanie kosztów rejestracji i miesięcznych kosztów księgowo‑prawnych, używanie nieaktualnego adresu siedziby (problemy z korespondencją i bankiem), brak przygotowania dokumentów w języku japońskim, oraz zaniedbanie kwestii podatkowych i ubezpieczeń już od pierwszego pracownika. Często pojawia się też problem z otwarciem konta bankowego — banki wymagają szczegółowych dokumentów i czasem osobistej wizyty przedstawiciela; warto to przewidzieć w harmonogramie.
Kiedy warto sięgnąć po pomoc specjalisty (税理士 / 行政書士)? Skorzystaj z doradztwa, gdy" właściciele są obcokrajowcami i potrzebują wsparcia językowego przy dokumentach albo przy procedurach wizowych; struktura udziałów jest skomplikowana; planujesz optymalizację podatkową; przewidujesz zatrudnienie większej liczby pracowników lub chcesz uniknąć ryzyka błędów formalnych. 行政書士 pomogą z dokumentacją i procedurami administracyjnymi, natomiast 税理士 zadbają o księgowość, deklaracje podatkowe i rozliczenia ZUS/Kyokai (社会保険). Inwestycja w doradcę często szybko się zwraca przez uniknięcie kar i błędów rozliczeniowych.
Krótka lista kontrolna na koniec 30 dni"
- Porównaj faktyczne koszty z budżetem i skoryguj prognozy
- Sprawdź kompletność rejestracji i otrzymane zaświadczenia
- Potwierdź otwarcie konta bankowego i dostęp do e‑bankingu
- Zadecyduj o stałej obsłudze księgowej i prawnej
- Jeśli zatrudniasz — zarejestruj firmę w systemie ubezpieczeń społecznych
Jak założyć firmę w Japonii? Przewodnik krok po kroku
Jakie są podstawowe kroki do założenia firmy w Japonii?
Zakładanie firmy w Japonii to proces, który wymaga przemyślanej strategii i znajomości przepisów. Pierwszym krokiem jest określenie formy prawnej, na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) lub korporacji. Następnie należy zarejestrować firmę w lokalnym biurze, co wiąże się z przedstawieniem odpowiednich dokumentów, takich jak statut firmy i plan działalności. Kolejnym krokiem jest otwarcie konta bankowego oraz uzyskanie niezbędnych zezwoleń i licencji, które mogą być różne w zależności od branży.
Jakie są najczęstsze trudności związane z zakładaniem firmy w Japonii?
Jednym z największych wyzwań podczas zakładania firmy w Japonii jest bariera językowa i kulturowa. Wiele formalności wymaga znajomości języka japońskiego, co może być utrudnieniem dla obcokrajowców. Dodatkowo, formalności związane z rejestracją działalności mogą być czasochłonne i skomplikowane, dlatego warto rozważyć współpracę z miejscowym prawnikiem lub doradcą, który pomoże w załatwieniu wszystkich niezbędnych kroków.
Jakie są koszty związane z założeniem firmy w Japonii?
Koszty zakupu niezbędnych licencji, rejestracji oraz wynajmu lokalu mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności i lokalizacji w Japonii. Zazwyczaj należy się liczyć z opłatami rejestracyjnymi, które wynoszą od kilku do kilkunastu tysięcy jenów, w zależności od formy prawnej. Dodatkowe wydatki mogą obejmować koszty związane z wynajmem biura, zatrudnieniem pracowników oraz obsługą prawną, co łącznie może wynosić od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy jenów w początkowym etapie działalności.
Czy potrzebuję lokalnego wspólnika, aby założyć firmę w Japonii?
W przypadku większości form prawnych, nie jest wymagana obecność lokalnego wspólnika. Obcokrajowcy mogą zakładać firmy jako jednoosobowi właściciele. Niemniej jednak, w niektórych przypadkach, np. przy zakładaniu korporacji typu K.K. (Kabushiki Kaisha), może być wymagany japoński dyrektor. Dlatego zawsze warto sprawdzić aktualne przepisy i skonsultować się z ekspertem przed podjęciem decyzji.